20.—(1) Για να είναι νόμιμο ένα συλλογικό όργανο πρέπει να είναι συγκροτημένο από όλα τα πρόσωπα που καθορίζει ο νόμος.
(2) Η ύπαρξη κενής θέσεως λόγω θανάτου ή παραίτησης ενός μέλους δεν επιτρέπει τη νόμιμη συγκρότηση του συλλογικού οργάνου, εκτός αν ο νόμος προβλέπει διαφορετικά.
21.—(1) Το συλλογικό διοικητικό όργανο πρέπει να συνεδριάζει με νόμιμη σύνθεση. Δεν είναι νόμιμα συντεθειμένο, αν στη συνεδρίασή του παρίσταται πρόσωπο που δεν είναι εξουσιοδοτημένο από το νόμο, έστω και αν δεν έλαβε μέρος στην ψηφοφορία, εκτός αν πρόκειται για υπάλληλο που είναι αρμόδιος για την τήρηση των πρακτικών.
(2) Δε συνιστά κακή σύνθεση του οργάνου η παρουσία στη συνεδρία του συλλογικού διοικητικού οργάνου αρμόδιων υπηρεσιακών ή άλλων προσώπων με σκοπό την παροχή κατατοπιστικών πληροφοριών ή την προσαγωγή στοιχείων, εφόσον αυτά αποχωρήσουν πριν από τη διαβούλευση για λήψη της απόφασης.
(3) Για να συνεδριάσει νόμιμα ένα συλλογικό όργανο πρέπει να κληθούν νομότυπα και εμπρόθεσμα όλα τα μέλη του στη συνεδρία, εξαιρουμένων των περιπτώσεων που το συλλογικό όργανο συνεδριάζει σε τακτές ημέρες και ώρες:
(4) Αν μεταξύ του χρόνου που εκδόθηκε ακυρωθείσα πράξη και του χρόνου της επανεξέτασης δεν επήλθε οποιαδήποτε αλλαγή στη σύνθεση του συλλογικού οργάνου που εξέδωσε την πράξη, στην επανεξέταση και στη λήψη νέας απόφασης καλούνται τα μέλη του που μετείχαν στη συνεδρία κατά την οποία λήφθηκε η πράξη που ακυρώθηκε.
(5) Αν μεταξύ του χρόνου που εκδόθηκε ακυρωθείσα πράξη και του χρόνου της επανεξέτασης επήλθε οποιαδήποτε αλλαγή στη σύνθεση του συλλογικού οργάνου που εξέδωσε την πράξη, στην επανεξέταση και στη λήψη νέας απόφασης καλούνται να συμμετάσχουν όλα τα μέλη του συλλογικού οργάνου.
(6) Με απόφαση του Προέδρου συλλογικού οργάνου, τα μέλη αυτού δύνανται, σε περίπτωση απουσίας τους στο εξωτερικό ή σε περίπτωση που η φυσική παρουσία τους είναι δυσχερής ή στην περίπτωση που υφίσταται οποιοδήποτε άλλο κώλυμα που παρεμποδίζει την προσέλευση ενός ή περισσοτέρων ή όλων των μελών του συλλογικού οργάνου, να συμμετέχουν σε συνεδρία αυτού μέσω τηλεδιασκέψεως:
22. Η διαδικασία συζήτησης και λήψης απόφασης για ορισμένο θέμα πρέπει να διεξάγεται από την αρχή μέχρι το τέλος από τα ίδια μέλη του συλλογικού οργάνου. Αν η διαδικασία παρατείνεται σε περισσότερες συνεδρίες και η σύνθεση του οργάνου μετά την πρώτη συνεδρία αλλάξει με τη συμμετοχή μελών που ήταν απόντα στις προηγούμενες συνεδρίες, το συλλογικό όργανο δεν μπορεί να λάβει έγκυρη απόφαση στην τελευταία συνεδρία, εκτός αν στη συνεδρία αυτή επαναληφθεί από την αρχή η διαδικασία και η συζήτηση που προηγήθηκε. Αυτό δεν απαιτείται, όταν πρόκειται για απουσία από συνεδρία που ασχολήθηκε με προκαταρκτικά θέματα ή όταν τα μέλη τα οποία λαμβάνουν την τελική απόφαση είναι πλήρως ενημερωμένα σχετικά με όλα τα στοιχεία που είναι αναγκαία για τη λήψη απόφασης.
23.-(1) Για να συνεδριάζει νόμιμα το συλλογικό όργανο πρέπει να βρίσκεται σε απαρτία, δηλαδή να παρίσταται κατά τη συνεδρία ο κατώτερος αριθμός μελών που ορίζει ο νόμος.
(2) Αν δεν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, απαρτία υπάρχει σε περίπτωση που παρευρίσκεται η πλειοψηφία του συνόλου των μελών.
(3) Απαρτία υπάρχει έστω και αν μερικά από τα μέλη που είναι παρόντα απέχουν κατά την ψηφοφορία.
(4) Για σκοπούς διαπίστωσης απαρτίας λογίζεται ότι παρόντες είναι και όσα μέλη λαμβάνουν μέρος στη συνεδρία μέσω τηλεδιασκέψεως, νοουμένου ότι σε κάθε περίπτωση τηρείται πρακτικό για τους λόγους συμμετοχής τους στη συνεδρία μέσω τηλεδιασκέψεως σύμφωνα με τις διατάξεις του εδαφίου (6) του άρθρου 21.
24.-(1) Πρέπει να τηρούνται λεπτομερή πρακτικά των συνεδριάσεων των συλλογικών οργάνων, στα οποία να διατυπώνονται με σαφήνεια οι αποφάσεις που λαμβάνονται. Η τήρηση άρτιων πρακτικών είναι υποχρέωση κάθε οργάνου που ασκεί διοικητική λειτουργία.
(2) Στις περιπτώσεις διορισμών ή προαγωγών επιβάλλεται η καταγραφή των αποτελεσμάτων προφορικής εξέτασης και κάθε άλλου γεγονότος που επενεργεί στη λήψη της απόφασης. Δεν απαιτείται η καταγραφή των ερωτήσεων και απαντήσεων κατά τη διάρκεια της προφορικής εξέτασης ούτε και η καταγραφή των νοητικών διεργασιών των μελών για τις εκτιμήσεις τους αναφορικά με την απόδοση των υποψηφίων. Οι τυχόν προσωπικές σημειώσεις των μελών σχετικά με την απόδοση των υποψηφίων στην προφορική εξέταση, αν έγινε, παραδίδονται από τα μέλη αμέσως μετά το πέρας της διαδικασίας πλήρωσης των θέσεων και αποτελούν μέρος του οικείου φακέλου.
(3) Τα λεπτομερή πρακτικά, που τηρούνται σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος άρθρου, που αφορούν αφενός την κατακύρωση δημοσίων συμβάσεων σύμφωνα με τον περί του Συντονισμού των Διαδικασιών Σύναψης Συμβάσεων Προμηθειών, Έργων και Υπηρεσιών στους Τομείς του Ύδατος, της Ενέργειας, των Μεταφορών και των Ταχυδρομικών Υπηρεσιών και για Συναφή Θέματα Νόμο, τον περί του Συντονισμού των Διαδικασιών Σύναψης Δημόσιων Συμβάσεων Προμηθειών, Έργων και Υπηρεσιών και για Συναφή Θέματα Νόμο, τον περί του Συντονισμού των Διαδικασιών Σύναψης Ορισμένων Συμβάσεων Έργων, Προμηθειών και Παροχής Υπηρεσιών που Συνάπτονται από Αναθέτουσες Αρχές ή Αναθέτοντες Φορείς στους Τομείς της Άμυνας και της Ασφάλειας και για Συναφή Θέματα Νόμο, όπως αυτοί εκάστοτε τροποποιούνται ή αντικαθίστανται, και αφετέρου τις Πολεοδομικές Αποφάσεις που εκδίδονται δυνάμει του περί Πολεοδομίας και Χωροταξίας Νόμου, όπως αυτός εκάστοτε τροποποιείται ή αντικαθίσταται, δημοσιοποιούνται, για σκοπούς διαφάνειας, στην ιστοσελίδα του συλλογικού οργάνου, αμέσως μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας και χωρίς επηρεασμό των κατά περίπτωση ισχυουσών διατάξεων αναφορικά με τη γνωστοποίησή τους στα ενδιαφερόμενα μέρη ή με τις προθεσμίες για τη λήψη μέτρων από κάθε διοικούμενο που έχει έννομο συμφέρον.
(4) Από την υποχρέωση για δημοσιοποίηση, που προνοείται στο εδάφιο (3) του άρθρου αυτού, εξαιρούνται τα πρακτικά των σχετικών αποφάσεων ή μέρος αυτών-
(α) που αφορούν σε εμπιστευτικής φύσεως ζητήματα, περιλαμβανομένων εμπιστευτικών ζητημάτων εθνικής ασφάλειας, άμυνας, διεθνών σχέσεων, ή/και
(β) που περιέχουν δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα για τη δημοσιοποίηση των οποίων θα πρέπει να τηρούνται οι διατάξεις του περί Επεξεργασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (Προστασία του Ατόμου) Νόμου, όπως αυτός εκάστοτε τροποποιείται ή αντικαθίσταται.
25.-(1) Αν δεν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, οι αποφάσεις ενός συλλογικού οργάνου λαμβάνονται με απλή πλειοψηφία και, σε περίπτωση ισοψηφίας, επικρατεί η ψήφος του προέδρου.
(2) Αν δεν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, για τον υπολογισμό της πλειοψηφίας λαμβάνονται υπόψη τα παρόντα και μη κωλυόμενα μέλη.
(3) Αν δεν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, η ψηφοφορία είναι φανερή.
(4) Αν δεν ορίζεται διαφορετικά από το νόμο, όταν οι αποφάσεις ενός συλλογικού οργάνου λαμβάνονται κατά πλειοψηφία, δεν είναι απαραίτητο να αιτιολογείται και η απόφαση της μειοψηφίας. Όμως, τα διαφωνούντα μέλη μπορούν να ζητήσουν να διατυπωθούν στην απόφαση οι λόγοι της διαφωνίας τους.