30. Ο Επίτροπος σύμφωνα με το εδάφιο (1)(ε) του άρθρου 12, καθορίζει γραπτώς διαδικασίες, τις οποίες εκδίδει υπό μορφή εγχειριδίου εφαρμογής, αναφορικά με την παραλαβή, την εγγραφή και τη διεκπεραίωση των αιτήσεων, περιλαμβανομένου και του χρονοδιαγράμματος για την πραγματοποίηση τους και της περιγραφής όλων των χρησιμοποιουμένων εγγράφων.
31. Τηρουμένων των διατάξεων του άρθρου 5, ο Επίτροπος κατανέμει τα καθήκοντα των υπαλλήλων του ΟΑΠ κατά τρόπο που:
(α) Κάθε υπάλληλος έχει μόνο μία αρμοδιότητα ως προς την έγκριση πληρωμών, την εκτέλεση πληρωμών ή την τήρηση λογαριασμών για τα ποσά που βαρύνουν το Ταμείο Πληρωμών,
(β) κάθε υπάλληλος ασκεί ένα από τα καθήκοντα της παραγράφου (α) και η εργασία του εποπτεύεται από δεύτερο υπάλληλο.
32.-(1) Ο Επίτροπος καθορίζει τις αρμοδιότητες κάθε υπαλλήλου εγγράφως, συμπεριλαμβανομένου του καθορισμού χρηματοδοτικών περιορισμών στη δικαιοδοσία του.
(2) Ο Επίτροπος φροντίζει για την επαρκή κατάρτιση και επιμόρφωση των υπαλλήλων του ΟΑΠ.
(3) Ο Επίτροπος φροντίζει για την άσκηση των καθηκόντων κάθε υπαλλήλου εκ περιτροπής ιδιαίτερα για τις ευαίσθητες θέσεις προς τον σκοπό αυξημένης εποπτείας.
(4) Ο Επίτροπος λαμβάνει τα κατάλληλα μέτρα προκειμένου να αποφεύγεται η οποιαδήποτε σύγκρουση συμφερόντων αναφορικά με πρόσωπα που κατέχουν υπεύθυνη ή ευαίσθητη θέση όσον αφορά την επαλήθευση, την έγκριση και την πληρωμή σε δικαιούχους ποσών τα οποία προέρχονται από το Ε.Γ.Τ.Π.Ε. - Τμήμα Εγγυήσεων.
33.-(1) Κάθε αρμόδιος για την έγκριση πληρωμής υπάλληλος του ΟΑΠ ή ανάδοχος του πρέπει να τηρεί την ακόλουθη διαδικασία:
(α) Να έχει πλήρη κατάσταση στην οποία να καταγράφονται οι έλεγχοι που πραγματοποιεί,
(β) να εκδίδει βεβαίωση ότι οι έλεγχοι της παραγράφου (α) έχουν γίνει. Η βεβαίωση αυτή επισυνάπτεται στα δικαιολογητικά έγγραφα της αίτησης:
Νοείται ότι, η βεβαίωση αυτή μπορεί να δίδεται με ηλεκτρονικά μέσα υπό τους όρους που αναφέρονται στο άρθρο 37.
(2) Η βεβαίωση πρέπει να τυγχάνει επανεξέτασης από ανώτερο υπάλληλο η οποία να πιστοποιείται ενυπόγραφα.
34.-(1) Αίτηση για πληρωμή εγκρίνεται από τον ΟΑΠ ή ανάδοχο του εφόσον διενεργηθούν επαρκείς έλεγχοι για την εξακρίβωση της συμμόρφωσης της αίτησης με τις σχετικές κοινοτικές πράξεις.
(2) Μεταξύ των ελέγχων του εδαφίου (1) περιλαμβάνονται:
(α) Οι ειδικοί έλεγχοι που απαιτούνται από την κοινοτική πράξη που διέπει την καταβολή της συγκεκριμένης ενίσχυσης, και
(β) οι έλεγχοι που απαιτούνται δυνάμει του Κανονισμού 1258/99/ΕΚ για την πρόληψη και την αποκάλυψη απατών και παρατυπιών.
(3) Οι έλεγχοι που αναφέρονται στα εδάφια (1) και (2) περιέχονται σε ειδική κατάσταση και η εκτέλεση τους για κάθε αίτηση ή για κάθε ομάδα αιτήσεων βεβαιώνεται σύμφωνα με τις πρόνοιες του άρθρου 33.
(4) Πρόσωπο στο οποίο μετά από αίτηση του έχει εγκριθεί πληρωμή του σύμφωνα με το άρθρο αυτό, καλείται δικαιούχος.
35.-(1) Πληρωμές γίνονται μόνο στον δικαιούχο, στον τραπεζικό του λογαριασμό ή στον εκδοχέα του.
(2) Η πληρωμή εκτελείται από την τράπεζα ή τράπεζες του ΟΑΠ, είτε με κατ’ ευθείαν κατάθεση της πληρωμής, σε τραπεζικό λογαριασμό ή ταχυδρομείται η επιταγή εντός πέντε εργάσιμων ημερών από την ημερομηνία χρέωσης του ποσού στο Ταμείο Πληρωμών.
(3) Σε περίπτωση που πληρωμή δεν υλοποιείται με μεταβίβαση του σχετικού ποσού στον δικαιούχο ή στον εκδοχέα του ή η σταλείσα επιταγή δεν εξαργυρώθηκε τα ποσά αυτά επαναπιστώνονται στο Ταμείο Πληρωμών με βάση διαδικασία που ρυθμίζεται με Κανονισμούς που εκδίδονται δυνάμει του παρόντος Νόμου.
(4) Απαγορεύεται η πληρωμή σε μετρητά.
36.-(1) Η τήρηση λογαριασμών του ΟΑΠ γίνεται με εγγραφή των πληρωμών προς τους δικαιούχους, στα λογιστικά βιβλία του ΟΑΠ, τα οποία δύνανται να είναι σε ηλεκτρονική μορφή.
(2) Ετοιμάζονται επίσης συνοπτικά δελτία δαπανών συμπεριλαμβανομένων των μηνιαίων και ετησίων δηλώσεων προς την Ευρωπαϊκή Ένωση.
(3) Τα λογιστικά βιβλία πρέπει επίσης να καταγράφουν τα στοιχεία του ενεργητικού και του παθητικού που χρηματοδοτεί το Ταμείο Πληρωμών ιδιαίτερα όσον αφορά αποθέματα παρέμβασης, ανεκκαθάριστες προκαταβολές και οφειλέτες.
37.-(1) Όταν η επεξεργασία των αιτήσεων γίνεται με τη χρήση συστήματος πληροφορικής τότε ο εμπιστευτικός χαρακτήρας, η ακεραιότητα και διαθεσιμότητα όλων των δεδομένων πληροφορικής, διασφαλίζονται με εσωτερικούς κανονισμούς που εκδίδει ο Επίτροπος και οι οποίοι είναι προσαρμοσμένοι στη διοικητική διάρθρωση, στο προσωπικό και στις τεχνολογικές διευκολύνσεις που διαθέτει ο ΟΑΠ.
(2) Ο ΟΑΠ εφαρμόζει τις κατάλληλες διαδικασίες στα συστήματα πληροφορικής του, για να διασφαλίσει:
(ι) τη γενική οργάνωση, τη διαχείριση και τον έλεγχο
(ιι) τη φυσική ασφάλεια,
(ιιι) τη λογική ασφάλεια,
(ιv) την ανάπτυξη των συστημάτων, τον προγραμματισμό και τη συντήρηση,
(v) τις πράξεις ρουτίνας,
(vi) τις τηλεπικοινωνίες,
(vii) τους μικροϋπολογιστές,
(viii) το πρόγραμμα αντιμετώπισης εκτάκτων καταστάσεων,
(ix) τους ελέγχους εφαρμογής.
38. Ο Επίτροπος με εσωτερικούς κανονισμούς καθορίζει τις διαδικασίες του ΟΑΠ που εξασφαλίζουν ότι οποιαδήποτε αλλαγή, στις σχετικές κοινοτικές πράξεις και ιδίως στο ισχύον ύψος των ενισχύσεων, καταγράφεται και ότι οι εντολές, βάσεις δεδομένων και καταστάσεις ελέγχου ενημερώνονται έγκαιρα.
39. Η επεξεργασία όλων των αιτήσεων που παραλαμβάνονται από τον ΟΑΠ γίνεται χωρίς καθυστέρηση.
40. Ο Επίτροπος με εσωτερικούς κανονισμούς καθορίζει τις διαδικασίες για τις πληρωμές κατά τρόπο που να εξασφαλίζουν ότι:
(α) Οι εγγυήσεις λαμβάνονται μόνο από χρηματοπιστωτικούς οργανισμούς, οι οποίοι πληρούν τις προϋποθέσεις του Κανονισμού 2220/85/ΕΟΚ της Επιτροπής και είναι εγκεκριμένοι από αρμόδια αρχή, και εκδίδουν εγγυήσεις που ισχύουν μέχρι την επιστροφή τους ή την κατάπτωση τους και ικανοποιούνται με απλή αίτηση του ΟΑΠ·
Οι όροι «εγγυήσεις» και «αρμόδια αρχή» όπως αναφέρονται σε αυτή την παράγραφο, έχουν την έννοια που τους αποδίδεται στον Κανονισμό 2220/85/ΕΟΚ,
(β) οι προκαταβολές εκκαθαρίζονται εντός των καθορισμένων προθεσμιών και όσων η εκκαθάριση καθυστερεί, εντοπίζονται και ζητείται αμέσως η κατάπτωση των εγγυήσεων,
(γ) η εκκαθάριση των προκαταβολών υπόκειται στους ίδιους ελέγχους, με τις πληρωμές, από τους ίδιους αρμόδιους υπαλλήλους.
41.-(1) Ο Επίτροπος διασφαλίζει ότι τηρούνται οι ακόλουθες διαδικασίες:
(α) Η υπηρεσία εσωτερικού ελέγχου εξακριβώνει κατά πόσον οι διαδικασίες που θεσπίζονται από τον ΟΑΠ επαρκούν για να εξασφαλίσουν ότι ελέγχεται η συμμόρφωση με τις σχετικές κοινοτικές πράξεις και ότι τα λογιστικά στοιχεία είναι ακριβή, πλήρη και έγκαιρα,
(β) οι επαληθεύσεις μπορούν να περιορίζονται σε επιλεγμένα μέτρα και σε δείγματα συναλλαγών συμπεριλαμβανομένων των επιφορτισμένων με την έγκριση τμημάτων υπό τον όρο ότι ένα πρόγραμμα εργασίας εξασφαλίζει ότι καλύπτονται όλοι οι σημαντικοί τομείς σε διάστημα μιας περιόδου που δεν υπερβαίνει τα πέντε έτη,
(γ) το έργο της Υπηρεσίας εσωτερικού ελέγχου εκτελείται σύμφωνα με τα διεθνώς αποδεκτά πρότυπα, καταγράφεται σε έγγραφα εργασίας και οδηγεί στην σύνταξη εκθέσεων και συστάσεων που απευθύνονται στα ανώτατα διοικητικά στελέχη του ΟΑΠ,
(δ) τα προγράμματα και οι εκθέσεις ελέγχου πρέπει να βρίσκονται στη διάθεση του Οργάνου Πιστοποίησης και των εντεταλμένων υπαλλήλων της Επιτροπής για να εκτελέσουν ελέγχους και με μοναδικό σκοπό την αύξηση της αποτελεσματικότητας της λειτουργίας εσωτερικού ελέγχου.
(2)(α) Οι διατάξεις του εδαφίου (1) εφαρμόζονται κατ' αναλογία στις «αρνητικές δαπάνες» οι οποίες περιλαμβάνουν και τις εισφορές, τις καταπεσούσες εγγυήσεις, τις επιστραφείσες πληρωμές, τις οποίες ο ΟΑΠ απαιτείται να εισπράττει για λογαριασμό του Ε.Γ.Τ.Π.Ε - Τμήμα Εγγυήσεων. Ειδικότερα:
(i) ο ΟΑΠ καθιερώνει σύστημα για την αναγνώριση όλων των ποσών που οφείλονται στο Ε.Γ.Τ.Π.Ε-Τμήμα Εγγυήσεων και για την καταγραφή σε βιβλίο οφειλετών όλων αυτών των οφειλών πριν από την είσπραξη τους,
(ii) το βιβλίο οφειλετών επιθεωρείται σε τακτά διαστήματα με στόχο τη λήψη μέτρων για την είσπραξη των ληξιπρόθεσμων χρεών.
(β) Ο ΟΑΠ μπορεί να αναθέτει την αρμοδιότητα είσπραξης ορισμένων κατηγοριών δαπανών σε ανάδοχο, υπό τις προϋποθέσεις που αναφέρονται στο άρθρο 16 κατάλληλα προσαρμοσμένες, και υπό τον πρόσθετο όρο ότι ο ανάδοχος, αναφέρει στον ΟΑΠ σε τακτά χρονικά διαστήματα, τουλάχιστον μια φορά το μήνα, για όλα τα βεβαιωθέντα έσοδα και τα εισπραχθέντα ποσά. Λαμβάνεται πρόνοια ώστε όλες οι αναφορές προς τον ΟΑΠ να γίνονται χωρίς καθυστέρηση.