Χωριστές εκθέσεις σχετικά με τις διαδικασίες ανάθεσης συμβάσεων

84.-(1) Για κάθε σύμβαση ή συμφωνία - πλαίσιο που καλύπτεται από τον παρόντα Νόμο και κάθε συγκρότηση δυναμικού συστήματος αγορών, οι αναθέτουσες αρχές συντάσσουν γραπτή έκθεση, η οποία περιλαμβάνει τουλάχιστον:

(α) Την επωνυμία και τη διεύθυνση της αναθέτουσας αρχής, το αντικείμενο και την αξία της σύμβασης, της συμφωνίας - πλαίσιο ή του δυναμικού συστήματος αγορών·

(β) κατά περίπτωση, τα αποτελέσματα της ποιοτικής επιλογής ή/και τον περιορισμό του αριθμού σύμφωνα με τα άρθρα 65 και 66, και συγκεκριμένα:

(i) Το όνομα των επιλεγέντων υποψηφίων ή προσφερόντων και την αιτιολόγηση της επιλογής τους·

(ii) το όνομα των απορριφθέντων υποψηφίων ή προσφερόντων και τους λόγους της απόρριψής τους·

(γ) τους λόγους της απόρριψης των προσφορών που κρίθηκαν ασυνήθιστα χαμηλές·

(δ) την επωνυμία του αναδόχου και την αιτιολόγηση της επιλογής της προσφοράς και, όταν είναι γνωστό, το τμήμα της σύμβασης ή της συμφωνίας - πλαίσιο το οποίο ο ανάδοχος προτίθεται να αναθέσει υπό μορφή υπεργολαβίας σε τρίτους· όταν είναι γνωστές κατά τη συγκεκριμένη χρονική στιγμή, τις επωνυμίες των υπεργολάβων του κύριου αναδόχου, εάν συντρέχει περίπτωση·

(ε) όσον αφορά τις ανταγωνιστικές διαδικασίες με διαπραγματεύσεις και τους ανταγωνιστικούς διαλόγους, τις περιστάσεις που ορίζονται στο άρθρο 23 και δικαιολογούν τη χρήση των διαδικασιών αυτών·

(στ) όσον αφορά τις διαδικασίες με διαπραγμάτευση χωρίς προηγούμενη δημοσίευση, τις περιστάσεις που ορίζονται στο άρθρο 29 και δικαιολογούν τη χρήση της διαδικασίας αυτής·

(ζ) κατά περίπτωση, τους λόγους για τους οποίους η αναθέτουσα αρχή αποφάσισε να μην αναθέσει σύμβαση ή συμφωνία - πλαίσιο ή να συγκροτήσει δυναμικό σύστημα αγορών·

(η) κατά περίπτωση, τους λόγους για τους οποίους χρησιμοποιήθηκαν για την ηλεκτρονική υποβολή άλλα μέσα επικοινωνίας πλην των ηλεκτρονικών·

(θ) κατά περίπτωση, τις συγκρούσεις συμφερόντων που εντοπίστηκαν και τα επακόλουθα μέτρα που ελήφθησαν:

Νοείται ότι, γραπτή έκθεση δεν απαιτείται για συμβάσεις βασιζόμενες σε συμφωνίες - πλαίσιο, εφόσον συνάπτονται σύμφωνα με το εδάφιο (5) του άρθρου 30 ή την παράγραφο (α) του εδαφίου (6) του άρθρου 30:

Νοείται περαιτέρω ότι, εφόσον η γνωστοποίηση συναφθείσας σύμβασης που συντάσσεται σύμφωνα με το άρθρο 49 ή το άρθρο 75 εδάφιο (2) περιέχει τις πληροφορίες που απαιτούνται στην παρούσα παράγραφο, οι αναθέτουσες αρχές δύνανται να παραπέμπουν στη γνωστοποίηση αυτή.

(2) Οι αναθέτουσες αρχές τεκμηριώνουν την πρόοδο της διεξαγωγής όλων των διαδικασιών σύναψης συμβάσεων, είτε πραγματοποιούνται με ηλεκτρονικά μέσα είτε όχι. Προς τον σκοπό αυτό, μεριμνούν για τη διατήρηση επαρκούς τεκμηρίωσης, ώστε να δύνανται να αιτιολογούν τις αποφάσεις που λαμβάνονται σε όλα τα στάδια της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, όπως, επί παραδείγματι, τεκμηρίωσης για τις επικοινωνίες με οικονομικούς φορείς και τις εσωτερικές συζητήσεις, την προετοιμασία των εγγράφων της διαδικασίας σύναψης σύμβασης, τον διάλογο ή τη διαπραγμάτευση (εφόσον διεξήχθη), την επιλογή και την ανάθεση της σύμβασης. Ανεξαρτήτως οποιωνδήποτε οδηγιών προς τμηματικούς λειτουργούς αρχείου κατά την έννοια του περί Κρατικού Αρχείου Νόμου και των δυνάμει αυτού εκδιδόμενων κανονισμών, η τεκμηρίωση διατηρείται τουλάχιστον για περίοδο τριών ετών από την ημερομηνία ανάθεσης της σύμβασης.

(3) Η έκθεση ή τα κύρια στοιχεία της γνωστοποιούνται στην Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων. Η Αρμόδια Αρχή Δημοσίων Συμβάσεων διαβιβάζει την έκθεση στην Επιτροπή κατόπιν αιτήσεως της. Η εν λόγω έκθεση γνωστοποιείται επίσης και στην Ελεγκτική Υπηρεσία της Δημοκρατίας, εφόσον ζητηθεί.