Ο περί Κρατικού Αρχείου Νόμος του 1991 (208/1991)

1. Ο περί Κρατικού Αρχείου Νόμος του 1991 και ο περί Κρατικού Αρχείου (Τροποποιητικός) Νόμος του 1995 θα αναφέρονται μαζί ως οι περί Κρατικού Αρχείου Νόμοι του 1991 και 1995.

2. Στον παρόντα Νόμο, εκτός αν από το κείμενο του προκύπτει διαφορετική έννοια,

“αρμόδια αρχή” σημαίνει την αρχή που προϊσταται κάθε σώματος που εμφαίνεται στον Πίνακα του Παραρτήματος του παρόντος Νόμου:

Νοείται ότι για οποιοδήποτε σώμα που έπαυσε ή θα παύσει να υπάρχει, πριν ή μετά την ψήφιση του παρόντος Νόμου, “αρμόδια αρχή” σημαίνει τον Υπουργό˙

“Κρατικό Αρχείο” σημαίνει το Κρατικό Αρχείο που ιδρύεται με το άρθρο 3˙

“Υπουργός” σημαίνει τον Υπουργό Δικαιοσύνης˙

“Έφορος” σημαίνει τον Έφορο Κρατικού Αρχείου που ασκεί νόμιμα τα καθήκοντα αυτής της θέσης με βάση τα άρθρα 4 και 5˙

“δημόσιο αρχείο” έχει την έννοια που του αποδίδει το Παράρτημα του παρόντος Νόμου και περιλαμβάνει όχι μόνο τα έγγραφα αλλά και αρχεία που μεταδίδουν πληροφορίες με οποιοδήποτε άλλο μέσο:

Νοείται ότι, όπου αρχεία που δημιουργήθηκαν σε διαφορετικές ημερομηνίες είναι τοποθετημένα για διοικητικούς σκοπούς σε ένα φάκελο ή σε άλλη ανάλογη δέσμη, όλα τα αρχεία στο φάκελο ή στη δέσμη, για τους σκοπούς του παρόντος Νόμου, έχουν τέτοια μεταχείριση σαν να είχαν δημιουργηθεί κατά την ημερομηνία δημιουργίας του πιο πρόσφατου από αυτά αρχείου:

Νοείται επιπλέον ότι το Υπουργικό Συμβούλιο μπορεί, με διάταγμα που δημοσιεύεται στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας, να ορίσει ότι οποιαδήποτε άλλα αρχεία λογίζονται δημόσια αρχεία για τους σκοπούς του παρόντος Νόμου:

Νοείται περαιτέρω ότι σε περίπτωση που υπάρχει αμφιβολία κατά πόσο κάποιο αρχείο εμπίπτει μέσα στον ορισμό του παρόντος άρθρου, το θέμα αποφασίζεται από τον Υπουργό.

3.-(1) Ιδρύεται Κρατικό Αρχείο στο οποίο κατατίθενται και φυλάσσονται δημόσια αρχεία κατά τον καθορισμένο τρόπο.

(2) Ο Υπουργός είναι υπεύθυνος για την εποπτεία και τη λειτουργία του Κρατικού Αρχείου σύμφωνα με τις διατάξεις του παρόντος Νόμου και των Κανονισμών που εκδίδονται με βάση το Νόμο αυτό.

(3) Ο Υπουργός αποδέχεται χρησιδάνεια και δωρεές μη δημόσιων αρχείων ή οποιουδήποτε άλλου είδους.

(4) Το Υπουργικό Συμβούλιο διορίζει Συμβουλευτική Επιτροπή η οποία υποβάλλει εισηγήσεις στον Υπουργό σχετικά με κάθε θέμα που σχετίζεται με τα δημόσια αρχεία και τη λειτουργία του Κρατικού Αρχείου. Η σύνθεση της Επιτροπής, η θητεία και άλλοι όροι υπηρεσίας των μελών της, καθώς και τα της λειτουργίας της, καθορίζονται από το Υπουργικό Συμβούλιο.

(5) Η Συμβουλευτική Επιτροπή δύναται να υποβάλλει εισηγήσεις στον Υπουργό για θέματα που αφορούν την εφαρμογή του περί του Δικαιώματος Πρόσβασης σε Πληροφορίες του Δημοσίου Τομέα Νόμου σε σχέση με πληροφορίες που περιέχονται σε δημόσια αρχεία τα οποία είναι ιστορικά αρχεία, σύμφωνα με την ερμηνεία που τους αποδίδεται στο Μέρος VI του εν λόγω νόμου.

4. Ιδρύεται μόνιμη θέση Εφόρου Κρατικού Αρχείου στο Υπουργείο Δικαιοσύνης, με τέτοιους όρους και μισθολογική κλίμακα όπως κατά καιρούς θα καθορίζεται. Με ανάλογο τρόπο δημιουργούνται και οποιεσδήποτε άλλες μόνιμες θέσεις που είναι αναγκαίες για την ομαλή λειτουργία του Κρατικού Αρχείου.

5. Ο Έφορος είναι υπεύθυνος για τη συντήρηση και την ομαλή λειτουργία του Κρατικού Αρχείου και για τη διαφύλαξη των αρχείων που βρίσκονται κάτω από την ευθύνη του και για το σκοπό αυτό παίρνει όλα τα αναγκαία ή σκόπιμα μέτρα και ειδικότερα-

(α) Καταρτίζει ευρετήρια, οδηγούς και περιληπτικούς καταλόγους των αρχείων που φυλάσσονται στο Κρατικό Αρχείο˙

(β) συντάσσει εκθέσεις και εκδίδει ανακοινώσεις σχετικά με δραστηριότητες και υπηρεσίες που προσφέρει το Κρατικό Αρχείο˙

(γ) ρυθμίζει την επιθεώρηση των δημόσιων και άλλων αρχείων καθώς και τη χρησιμοποίηση από το κοινό άλλων υπηρεσιών που προσφέρει το Κρατικό Αρχείο˙

(δ) διευθετεί την έκδοση και πιστοποίηση αντιγράφων ή αποσπασμάτων από αρχεία που είναι αναγκαία ως τεκμήρια σε οποιαδήποτε δικαστική διαδικασία ή για άλλους σκοπούς˙

(ε) δέχεται για ασφαλή φύλαξη μη δημόσια αρχεία˙

(στ) προβαίνει στις αναγκαίες διευθετήσεις για τη φύλαξη ταινιών και άλλων αρχείων τα οποία πρέπει να φυλάσσονται κάτω από ειδικές συνθήκες˙ και

(ζ) δανείζει αρχεία για να χρησιμοποιούνται σε εκθέσεις ή για άλλους σκοπούς, με έγκριση του Υπουργού και με τέτοιους όρους όπως αυτός θα ορίζει.

6.-(1) Οποιοδήποτε πρόσωπο έχει κάτω από την ευθύνη του δημόσια αρχεία οποιασδήποτε φύσης, τα οποία δε βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο ή σε οποιοδήποτε άλλο τόπο που όρισε ο Υπουργός ως τόπο φύλαξης δημόσιων αρχείων, έχει καθήκον να προβαίνει σε διευθετήσεις για την επιλογή των αρχείων που πρέπει να διαφυλαχθούν μόνιμα και για την ασφαλή φύλαξη τους.

(2) Τα καθήκοντα με βάση το παρόν άρθρο ασκούνται κάτω από την καθοδήγηση του Εφόρου, ο οποίος είναι υπεύθυνος για το συντονισμό και την εποπτεία κάθε σχετικής ενέργειας σύμφωνα με το παρόν άρθρο.

(3) Τα δημόσια αρχεία που επιλέχθηκαν για μόνιμη διαφύλαξη με βάση το παρόν άρθρο μεταφέρονται μέσα σε περίοδο τριάντα ετών από την παραγωγή τους στο Κρατικό Αρχείο ή σε άλλο τόπο φύλαξης που ορίζει ο Υπουργός δυνάμει του παρόντος Νόμου:

Νοείται ότι οποιαδήποτε αρχεία μπορούν να κρατηθούν μετά τη λήξη της εν λόγω περιόδου αν κατά την κρίση της αρμόδιας αρχής, χρειάζονται για διοικητικούς σκοπούς ή πρέπει να κρατηθούν για οποιοδήποτε άλλο ειδικό λόγο και νοουμένου ότι ο Υπουργός έχει πληροφορηθεί σχετικά και έχει δώσει τη συγκατάθεση του.

(4) Ο Υπουργός μπορεί, αν κρίνει ότι είναι προς το συμφέρον της καλής διοίκησης του Κρατικού Αρχείου, να δώσει οδηγίες για να ανασταλεί η μεταφορά οποιασδήποτε τάξης αρχείων με βάση το παρόν άρθρο μέχρι να συμπληρωθούν οι διευθετήσεις για την παραλαβή τους.

(5) Τα δημόσια αρχεία τα οποία, ύστερα από διευθετήσεις με βάση το παρόν άρθρο, έχουν απορριφθεί ως ακατάλληλα για μόνιμη διαφύλαξη καταστρέφονται ή, όπου ο Υπουργός δεν είναι υπεύθυνος για την ασφαλή φύλαξη τους, διατίθενται με οποιοδήποτε τρόπο εγκρίνει ο Υπουργός.

(6) Οποιαδήποτε αμφιβολία σχετικά με το πρόσωπο που έχει καθήκον να προβεί στις διευθετήσεις που γίνονται με βάση το παρόν άρθρο για οποιαδήποτε τάξη δημόσιων αρχείων αναφέρεται στον Υπουργό ο οποίος και αποφασίζει.

(7) Ο Έφορος και υπάλληλοι του Κρατικού Αρχείου που είναι εξουσιοδοτημένοι από αυτόν έχουν το δικαίωμα εύλογης πρόσβασης και επιθεώρησης όλων των δημόσιων αρχείων, ανεξάρτητα από τον τόπο που βρίσκονται, αποκλειστικά και μόνο με σκοπό να ενημερώσουν την αρμόδια αρχή για τυχόν συνθήκες που αποτελούν απειλή για την ασφάλεια των αρχείων καθώς και για τα μέτρα που πρέπει να ληφθούν για να επιτευχθεί οικονομία και βελτίωση της αποδοτικότητας στη συντήρηση, χρησιμοποίηση και διάθεση τους.

7.-(1) Αν ο Υπουργός κρίνει ότι κάποιος τόπος εκτός από το Κρατικό Αρχείο διαθέτει τις κατάλληλες ευκολίες για ασφαλή φύλαξη και συντήρηση αρχείων και επιθεώρηση τους από το κοινό μπορεί, αφού συναινέσει η αρχή που είναι υπεύθυνη για τον τόπο εκείνο, να τον ορίσει ως τόπο φύλαξης οποιασδήποτε τάξης δημόσιων αρχείων που έχουν επιλεγεί για μόνιμη φύλαξη με βάση τον παρόντα Νόμο:

Νοείται ότι ο Υπουργός, κατά την επιλογή τόπου για την τοποθέτηση και φύλαξη των αρχείων οποιουδήποτε Δικαστηρίου με βάση το παρόν άρθρο, πρέπει να λαμβάνει υπόψη ότι τα αρχεία οποιουδήποτε Δικαστηρίου πρέπει να φυλάσσονται στην περιοχή όπου το Δικαστήριο ασκεί τη δικαιοδοσία του.

Νοείται περαιτέρω ότι για τους σκοπούς του παρόντος Νόμου ο χώρος στέγασης της Βουλής των Αντιπροσώπων θεωρείται κατάλληλος τόπος τοποθέτησης και φύλαξης των αρχείων που αναφέρονται και αφορούν την ίδια τη Νομοθετική Εξουσία.

(2) Ο Υπουργός μπορεί οποτεδήποτε να διατάσσει τη μεταφορά δημόσιων αρχείων του Κρατικού Αρχείου σε τόπο φύλαξης που ορίστηκε δυνάμει του παρόντος άρθρου ή από οποιοδήποτε τέτοιο τόπο φύλαξης στο Κρατικό Αρχείο ή σε άλλο τόπο φύλαξης.

(3) Προτού ορίσει δυνάμει του παρόντος άρθρου τόπο φύλαξης δημόσιων αρχειων οποιασδήποτε τάξης για τα οποία δεν είναι ο ίδιος αποκλειστικά υπεύθυνος, ο Υπουργός συμβουλεύεται την αρμόδια αρχή που είναι υπεύθυνη για τα εν λόγω αρχεία.

(4) Τα δημόσια αρχεία που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο φυλάσσονται από τον Έφορο ενώ τα αρχεία που βρίσκονται σε τόπο φύλαξης που ορίστηκε με βάση τον παρόντα Νόμο φυλάσσονται από το λειτουργό που ορίζει ο Υπουργός.

(5) Τα δημόσια αρχεία που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο ή σε άλλο τόπο φύλαξης που ορίστηκε από τον Υπουργό με βάση το Νόμο αυτό μπορεί να επιστραφούν προσωρινά με αίτηση της Αρχής από την οποία παραλήφθηκαν.

8.-(1) Ο Έφορος έχει καθήκον να προβαίνει σε διευθετήσεις για την παροχή λογικών διευκολύνσεων προς το κοινό για επιθεώρηση και λήψη αντιγράφων των δημοσίων αρχείων που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο και είναι προσβάσιμα, σύμφωνα με τις διατάξεις του περί του Δικαιώματος Πρόσβασης σε Πληροφορίες του Δημοσίου Τομέα Νόμου.

(2) Για όλα τα δημόσια αρχεία που βρίσκονται σε τόπους φύλαξης εκτός του Κρατικού Αρχείου οι οποίοι έχουν οριστεί με βάση τον παρόντα Νόμο, ο Υπουργός ορίζει να γίνουν διευθετήσεις για την επιθεώρησή τους από το κοινό ανάλογες με τις διευθετήσεις που ισχύουν για τα δημόσια αρχεία που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο.

9. Αν κατά την κρίση του Εφόρου οποιαδήποτε δημόσια αρχεία, που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο ή σε άλλο τόπο φύλαξης που ορίστηκε με βάση τον παρόντα Νόμο, υπάρχουν εις διπλούν μεταξύ των δημόσιων αρχείων που επιλέχθηκαν για μόνιμη διαφύλαξη ή αν υπάρχει άλλος ειδικός λόγος να μη φυλαχτούν μόνιμα, τότε ο ίδιος μπορεί με έγκριση του Υπουργού και της αρμόδιας για τα συγκεκριμένα αρχεία Αρχής να εξουσιοδοτήσει την καταστροφή τους ή τη διάθεση τους με οποιοδήποτε άλλο τρόπο.

10. Τα μη δημόσια αρχεία που παρέμειναν κάτω από τη φύλαξη οποιουδήποτε σώματος που εμφαίνεται στον Πίνακα του Παραρτήματος του παρόντος Νόμου πέρα από τα τριάντα χρόνια χωρίς να αναζητηθούν, μπορούν να μεταφερθούν στο Κρατικό Αρχείο αφού δοθούν οδηγίες από τον Έφορο και ληφθεί έγκριση του οικείου σώματος και σε τέτοια περίπτωση τα αρχεία αυτά γίνονται δημόσια αρχεία για τους σκοπούς του παρόντος Νόμου.

11.-(1) Το νομικό κύρος οποιουδήποτε αρχείου δεν επηρεάζεται από τη μετακίνηση του με βάση τις διατάξεις του παρόντος ή άλλου Νόμου οι οποίες αφορούν τη νόμιμη φύλαξη του.

(2) Οποιοδήποτε αντίγραφο ή απόσπασμα δημόσιου αρχείου που βρίσκεται στο Κρατικό Αρχείο και το οποίο εμφανίζεται ότι εξετάστηκε δεόντως και ότι πιστοποιήθηκε ως γνήσιο και αυθεντικό αντίγραφο από τον αρμόδιο υπάλληλο και το οποίο φέρει τη σφραγίδα του Κρατικού Αρχείου, γίνεται δεκτό ως αποδεικτικό στοιχείο σε οποιαδήποτε διαδικασία χωρίς οποιαδήποτε επιπρόσθετη ή άλλη απόδειξη, αν το πρωτότυπο του αρχείου θα ήταν αποδεκτό ως αποδεικτικό στοιχείο στη διαδικασία αυτή.

Για τους σκοπούς του παρόντος εδαφίου, “αρμόδιος υπάλληλος” σημαίνει τον Έφορο ή οποιοδήποτε άλλο υπάλληλο του Κρατικού Αρχείου που εξουσιοδοτήθηκε δεόντως από αυτόν.

12. Όλα τα δημόσια αρχεία ανήκουν κατά κυριότητα στην Κυπριακή Δημοκρατία και παραμένουν κάτω από τη νομική και φυσική κατοχή και φύλαξη της.

13. Δεν καταστρέφεται κανένα δημόσια αρχείο, ούτε απαλλοτριώνεται ή διατίθεται με οποιοδήποτε τρόπο παρά μόνο όπως περιγράφεται στα άρθρα 6 και 9 του παρόντος Νόμου.

14.-(1) Οποιοδήποτε πρόσωπο καταστρέφει, βλάπτει, μεταβάλλει, κατέχει, πουλεί, αγοράζει ή αφαιρεί με άλλο τρόπο από τη νομική και φυσική κατοχή και φύλαξη της Κυπριακής Δημοκρατίας οποιοδήποτε δημόσιο αρχείο ή βοηθά άλλους να πράξουν τούτο, είναι ένοχο αδικήματος και σε περίπτωση καταδίκης, εκτός αν ο Ποινικός Κώδικας προβλέπει βαρύτερη ποινή, υπόκειται σε φυλάκιση που δεν υπερβαίνει το ένα έτος ή σε πρόστιμο που δεν υπερβαίνει τις δύο χιλιάδες λίρες ή και στις δύο ποινές.

(2) Σε περίπτωση καταδίκης κάποιου προσώπου για αδίκημα με βάση το άρθρο αυτό το Δικαστήριο διατάσσει την επιστροφή ή/και παράδοση του δημόσιου αρχείου που πουλήθηκε ή αγοράστηκε ή αφαιρέθηκε με άλλο τρόπο από την κατοχή και φύλαξη της Κυπριακής Δημοκρατίας.

(3) Οποιοδήποτε πρόσωπο εναντίον του οποίου εκδόθηκε διάταγμα με βάση το προηγούμενο εδάφιο παρακούει ή παραλείπει να συμμορφωθεί με το διάταγμα αυτό είναι ένοχο αδικήματος και υπόκειται σε φυλάκιση που δεν υπερβαίνει τα δύο έτη ή σε πρόστιμο που δεν υπερβαίνει τις τέσσερις χιλιάδες λίρες ή και στις δύο ποινές.

15.-(1) Δεν εξάγεται κανένα δημόσιο αρχείο από την Κυπριακή Δημοκρατία χωρίς γραπτή εξουσιοδότηση του Υπουργού.

(2) Οποιοδήποτε πρόσωπο εξάγει ή αποπειράται να εξαγάγει ή βοηθά, συμβουλεύει ή παροτρύνει οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο να εξαγάγει ή να αποπειραθεί να εξαγάγει οποιοδήποτε δημόσιο αρχείο είναι ένοχο αδικήματος και, σε περίπτωση καταδίκης, υπόκειται σε φυλάκιση που δεν υπερβαίνει τα δύο έτη ή σε πρόστιμο που δεν υπερβαίνει τις τέσσερις χιλιάδες λίρες ή και στις δύο ποινές και οποιοδήποτε δημόσιο αρχείο σχετίζεται με την παράβαση επιστρέφεται στο Κρατικό Αρχείο.

16. Το δικαίωμα πνευματικής ιδιοκτησίας πάνω σε οποιοδήποτε δημόσιο αρχείο ρυθμίζεται σύμφωνα με τον εκάστοτε σε ισχύ περί του Δικαιώματος Πνευματικής Ιδιοκτησίας Νόμο.

17. Οι υπάλληλοι του Κρατικού Αρχείου ή οποιουδήποτε τόπου φύλαξης που ορίστηκε με βάση τον παρόντα Νόμο απαλλάσσονται από οποιαδήποτε νομική ευθύνη όταν επιτρέπουν την πρόσβαση του κοινού σε αρχεία που περιέχουν στοιχεία δυσφημιστικής φύσης ή όταν παρέχουν αντίτυπα τέτοιων αρχείων ή όταν τα δημοσιεύουν.

18.-(1) Το Υπουργικό Συμβούλιο εκδίδει Κανονισμούς οι οποίοι δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας για καλύτερη εφαρμογή των προνοιών του παρόντος Νόμου και για τον καθορισμό όλων των αντικειμένων τα οποία χρειάζεται να καθοριστούν ή είναι δυνατό να καθοριστούν, συμπεριλαμβανόμενης και της ρύθμισης της εξαγωγής κατηγοριών μη δημόσιων αρχείων εθνικής σημασίας και των πληρωτέων τελών για την επιθεώρηση αρχείων που βρίσκονται στο Κρατικό Αρχείο ή σε τόπους φύλαξης που ορίστηκαν με βάση τον παρόντα Νόμο, για την έκδοση πιστοποιημένων αντιγράφων ή αποσπασμάτων τέτοιων αρχείων και για την παροχή οποιωνδήποτε άλλων υπηρεσιών από υπαλλήλους του Κρατικού Αρχείου ή του τόπου φύλαξης.

(2) Οι Κανονισμοί που γίνονται με βάση τον παρόντα Νόμο κατατίθενται στη Βουλή των Αντιπροσωπων. Αν η Βουλή των Αντιπροσώπων δεν τροποποιήσει ή απορρίψει πλήρως ή εν μέρει με απόφαση της τους Κανονισμούς σε διάστημα εξήντα ημερών από την κατάθεση τους δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα της Δημοκρατίας μετά την εκπνοή της εν λόγω περιόδου. Σε περίπτωση πλήρους ή μερικής τροποποίησης τους από τη Βουλή των Αντιπροσώπων οι Κανονισμοί Δημοσιεύονται στην Επίσημη Εφημερίδα όπως έχουν τροποποιηθεί από τη Βουλή.

19. Ο περί Δημοσίου Αρχείου Νόμος (Αρ.40 του 1972) καταργείται από την ημερομηνία έναρξης της ισχύος του παρόντος Νόμου. Οτιδήποτε έγινε με βάση το Νόμο που καταργείται δεν επηρεάζεται εφόσο έγινε νόμιμα, θα διέπεται όμως στο εξης από τον παρόντα Νόμο.