Σχεδιασμός των εξωτερικών διαύλων αναφοράς

13. Οι εξωτερικοί δίαυλοι αναφοράς θεωρούνται ανεξάρτητοι και αυτόνομοι για σκοπούς του παρόντος Νόμου, εάν-

(α) λειτουργούν κατά τρόπο που διασφαλίζει την πληρότητα, την ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών και εμποδίζουν την πρόσβαση σε αυτές από μη εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της αρμόδιας αρχής.

(β) επιτρέπουν την διατήρηση και αποθήκευση πληροφοριών σύμφωνα με το άρθρο 19, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα να διεξαχθούν περαιτέρω έρευνες.

(γ) παρέχουν τη δυνατότητα αναφοράς γραπτώς και προφορικώς:

Νοείται ότι, οι προφορικές αναφορές είναι δυνατές μέσω τηλεφώνου ή άλλων συστημάτων φωνητικών μηνυμάτων, και κατόπιν αιτήσεως του αναφέροντος, μέσω προσωπικής συνάντησης εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος.

(δ) διασφαλίζουν ότι, σε περίπτωση που αναφορά παραλαμβάνεται από μέλος του προσωπικού άλλο από εκείνο που είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό αναφορών, το μέλος του προσωπικού που παρέλαβε την αναφορά δεν δύναται να αποκαλύπτει πληροφορίες που δυνατόν να ταυτοποιήσουν τον αναφέροντα ή τον αναφερόμενο και διαβιβάζει αμέσως την αναφορά, χωρίς τροποποίηση, στα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό των αναφορών.

(ε) ορίζουν μέλη προσωπικού υπεύθυνα για τον χειρισμό αναφορών, τα οποία εκπαιδεύονται ειδικά για τον χειρισμό αναφορών, κυρίως για-

(i) την παροχή πληροφοριών σε κάθε ενδιαφερόμενο πρόσωπο, σχετικά με τις διαδικασίες για την υποβολή αναφοράς.

(ii) την παραλαβή αναφορών και εφαρμογή μέτρων παρακολούθησής τους.

(iii) τη διατήρηση επαφής με τον αναφέροντα με σκοπό την ενημέρωσή του και εφόσον απαιτείται την παροχή από αυτόν περαιτέρω πληροφοριών.