9.(1) Έγγραφο που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, θα είναι στον τύπο που καθορίζεται στις οδηγίες χρήσης του συστήματος, ως αυτές τροποποιούνται από καιρού εις καιρόν. Κάθε έγγραφο που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά θα χαρακτηρίζεται με τρόπο ώστε να γίνεται αντιληπτό το περιεχόμενό του.
(2) Τα σαρωμένα έγγραφα, δεν θα πρέπει να σαρώνονται με τέτοια υψηλή ποιότητα ώστε να αυξάνεται το μέγεθος του ηλεκτρονικού αρχείου πέραν του λογικού ορίου. Γενικώς, 250 kb ως μέσος όρος της αναλογίας σελίδας – αρχείου, θεωρείται λογικό. Η συμπίεση των αρχείων θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν το συνολικό μέγεθος του αρχείου υπερβαίνει το μέγιστο όριο του μεγέθους υποβολής, σε βαθμό όμως, που δεν επηρεάζει την αναγνωσιμότητα του αρχείου.
(3) Το μέρος το οποίο προβαίνει στην καταχώριση, φέρει την ευθύνη για την ορθή συμπλήρωση των πεδίων στο σύστημα καθώς και για την ορθή επισύναψη εγγράφων. Σε περίπτωση λάθους, το πρωτοκολλητείο θα πρέπει να ενημερώνεται αμέσως.