Ασκώντας τις εξουσίες που του παρέχονται από το Άρθρο 163 του Συντάγματος και το άρθρο 17 των περί Απονομής της Δικαιοσύνης (Ποικίλαι Διατάξεις) Νόμων του 1964 έως 2023, το Ανώτατο Δικαστήριο εκδίδει τον ακόλουθο Διαδικαστικό Κανονισμό:
Ο παρών Διαδικαστικός Κανονισμός, ο οποίος θα αναφέρεται ως o περί της Ηλεκτρονικής Δικαιοσύνης Διαδικαστικός Κανονισμός του 2024, καταργεί και αντικαθιστά τον περί Ηλεκτρονικής Δικαιοσύνης (Ηλεκτρονική Καταχώριση) Διαδικαστικό Κανονισμό του 2021 έως 2023.
Ο παρών Διαδικαστικός Κανονισμός θα αναφέρεται ως o περί της Ηλεκτρονικής Δικαιοσύνης Διαδικαστικός Κανονισμός του 2024.
1. Για σκοπούς του παρόντος Διαδικαστικού Κανονισμού, εκτός αν από το κείμενο προκύπτει άλλη έννοια, οι όροι που ακολουθούν θα έχουν την έννοια που τους αποδίδεται πιο κάτω:
«Αvώτατo Δικαστήριo» σημαίνει το Δικαστήριο που εγκαθιδρύθηκε από το Άρθρο 153 του Συντάγματος της Κυπριακής Δημοκρατίας και από την 1η Ιουλίου 2023 ασκεί τις εξουσίες που αναφέρονται στο άρθρο 9 (3) των περί Απονομής της Δικαιοσύνης (Ποικίλαι Διατάξεις) Νόμων του 1964 έως 2023,
«δικαστήριο» σημαίvει τo Αvώτατo Δικαστήριo, το Εφετείο ή oποιoδήπoτε άλλο δικαστήριo το οποίο καθιδρύθηκε υπό τους περί ∆ικαστηρίων Νόμους του 1960 έως του 2023 ή που καθιδρύθηκε από oποιoδήπoτε άλλο vόμo, το οποίο έχει δικαιoδoσία και περιλαμβάvει oποιovδήπoτε δικαστή αυτού,
«δικαστής» σημαίνει δικαστή οποιουδήποτε δικαστηρίου,
«δικαστικός Λειτουργός» σημαίνει Πρωτοκολλητή ή μέλος του προσωπικού του δικαστηρίου, περιλαμβανομένου του προσωπικού του πρωτοκολλητείου, δεόντως εξουσιοδοτημένο να ασκεί καθήκοντα πρωτοκολλητή ή που απασχολείται στη Δικαστική Υπηρεσία.
ο όρος «έγγραφο», που περιλαμβάνει και δέσμη εγγράφων, έχει την έννοια που του αποδίδεται στον περί Αποδείξεως Νόμο, Κεφ. 9 και περιλαμβάνει οποιοδήποτε δικόγραφο σε οποιαδήποτε διαδικασία ενώπιον δικαστηρίου,
o όρος «ένορκη δήλωση» περιλαμβάνει και «δήλωση» η οποία γίνεται με διαβεβαίωση,
«Εφετείο» σημαίνει το δια του άρθρου 3Α των περί Απονομής της Δικαιοσύνης (Ποικίλαι Διατάξεις) Νόμων του 1964 έως 2023 καθιδρυόμενο δικαστήριο,
«ηλεκτρονική καταχώριση» και «καταχώριση» σημαίνει την καταχώριση / υποβολή με ηλεκτρονικά μέσα, εγγράφου, σχετιζομένου με οποιαδήποτε πολιτική ή ποινική διαδικασία όπως οι όροι αυτοί ερμηνεύονται στους περί Δικαστηρίων Νόμους του 1960 έως 2023, περιλαμβανομένης και αναθεωρητικής δικαιοδοσίας,
«οδηγίες χρήσης» σημαίνει το εγχειρίδιο χρήσης του συστήματος και οποιεσδήποτε άλλες οδηγίες εκδίδονται από το Ανώτατο Δικαστήριο οι οποίες περιγράφουν λειτουργίες ή απαιτήσεις του συστήματος,
«Πρωτοκολλητής» σημαίνει τον Πρωτοκολλητή του δικαστηρίου και περιλαμβάνει τον Ανώτερο Πρωτοκολλητή, τον Πρωτοκολλητή Α’, τον Πρωτοκολλητή και τον Γραμματέα εκάστου δικαστηρίου Ειδικής Δικαιοδοσίας καθώς επίσης υπάλληλο εξουσιοδοτημένο από το Ανώτατο Δικαστήριο όπως εκτελεί τα καθήκοντα Πρωτοκολλητή ή Γραμματέα ή ενεργεί ως αναπληρωτής Πρωτοκολλητής ή αναπληρωτής Γραμματέας σε οποιοδήποτε προς τούτο προσδιοριζόμενο δικαστήριο,
«πρωτοκολλητείο» σημαίνει το τμήμα του δικαστηρίου στο οποίο γίνονται καταχωρίσεις εγγράφων και περιλαμβάνει τη Γραμματεία των δικαστηρίων Ειδικής Δικαιοδοσίας,
«σύστημα» σημαίνει το ηλεκτρονικό σύστημα ή πρόγραμμα ή λογισμικό το οποίο παρέχεται από το Ανώτατο Δικαστήριο για σκοπούς ηλεκτρονικής καταχώρισης ή/και άλλως πως και είναι προσβάσιμο όπως θα υποδεικνύεται σε σχετική Ανακοίνωση του Ανωτάτου Δικαστηρίου.
«τεκμήριο» σημαίνει οποιοδήποτε έγγραφο το οποίο κατατίθεται σε οποιαδήποτε δικαστική διαδικασία και σημειώνεται ως τέτοιο από το δικαστήριο καθώς επίσης και οποιοδήποτε έγγραφο συνοδεύει ένορκη δήλωση και χαρακτηρίζεται ως τέτοιο.
«τέλος» σημαίνει τα χαρτόσημα, τα δικηγορόσημα και οποιαδήποτε άλλα ένσημα απαιτείται να καταβληθούν δυνάμει σχετικών Κανονισμών ή/και Κανονιστικών Διοικητικών Πράξεων.
2. Ο παρών Διαδικαστικός Κανονισμός θα ισχύει για όλες τις καταχωρίσεις και σε όλες τις διαδικασίες, σε οποιοδήποτε δικαστήριο, εκτός όπου υπάρχει ρητή πρόνοια σε αυτόν περί του αντιθέτου.
4.(1) Η χρήση του συστήματος μπορεί να γίνεται από δικαστή, δικαστικό λειτουργό, δικηγόρο και από οποιοδήποτε άλλο πρόσωπο, τηρουμένων των απαιτήσεων πρόσβασης σε αυτό.
(2) Πρόσωπο το οποίο δικαιούται πρόσβασης σε φυσικό φάκελο δυνάμει οποιουδήποτε Νόμου ή Διαδικαστικού Κανονισμού, δικαιούται δυνάμει των ίδιων προνοιών και για τον ίδιο σκοπό, να έχει πρόσβαση και σε φάκελο ο οποίος έχει δημιουργηθεί ηλεκτρονικά δυνάμει του παρόντος Κανονισμού.
5. Για την ηλεκτρονική καταχώριση θα ακολουθούνται οι οδηγίες που εκδίδονται από το Ανώτατο Δικαστήριο για την ορθή χρήση του συστήματος.
6.(1) Έγγραφο το οποίο καταχωρίστηκε ηλεκτρονικά μέσω του συστήματος δεν θα καταχωρίζεται με οποιοδήποτε άλλο τρόπο εκτός αν ζητηθεί από το δικαστήριο ή τον Πρωτοκολλητή ή αν προβλέπεται διαφορετικά στον παρόντα Διαδικαστικό Κανονισμό.
(2) Εναρκτήριο έγγραφο ή έγγραφο το οποίο προορίζεται να καταχωριστεί σε υφιστάμενο ηλεκτρονικό φάκελο, θα μπορεί να καταχωριστεί στη φυσική του μορφή, μετά από άδεια του δικαστηρίου, εάν κριθεί ότι η καταχώρισή του ηλεκτρονικά είναι δυσχερής.
(3) Κατ’ εξαίρεση των προνοιών των παραγράφων (1) και (2), το Ανώτατο Δικαστήριο, με οδηγία που θα εκδίδει, θα καθορίζει τον τρόπο και την περίοδο που θα επιτρέπεται η καταχώριση εγγράφων, σε ηλεκτρονική και/ή φυσική μορφή. Με τον τερματισμό τυχόν δυνατότητας για φυσική καταχώριση, θα τυγχάνουν εφαρμογής οι Κανονισμοί 6 (1) και 6 (2).
(4) Σε περίπτωση που παρουσιαστεί τεχνικό πρόβλημα στο σύστημα, το οποίο διαπιστώνεται από την Αρχιπρωτοκολλητή, και το οποίο εμποδίζει την εμπρόθεσμη επιτυχή καταχώριση εγγράφου, ως προνοείται στον Κανονισμό 16, τούτο θα θεωρείται ότι καταχωρίστηκε εμπρόθεσμα, εάν αποδεικνύεται ότι καταχωρίστηκε ηλεκτρονικά ή επιχειρήθηκε να καταχωριστεί ηλεκτρονικά.
7.(1) Αν, με βάση την πρόνοια οποιουδήποτε Νόμου ή Κανονισμού, απαιτείται παρουσίαση ή κατάθεση του πρωτοτύπου οποιουδήποτε εγγράφου (π.χ. διαθήκη, τραπεζική εγγύηση κτλ.), τέτοιο έγγραφο δε θα καταχωρίζεται ηλεκτρονικά και θα δημιουργείται παράλληλα φυσικός φάκελος προς ικανοποίηση τέτοιας απαίτησης.
(2) Η πιο πάνω πρόνοια ισχύει και για έγγραφο το οποίο προορίζεται να κατατεθεί ως τεκμήριο σε ποινική διαδικασία και για διοικητικό φάκελο ο οποίος προορίζεται να κατατεθεί σε αναθεωρητική διαδικασία, εκτός αν η καταχώρισή του στο σύστημα είναι εφικτή και δεν παρακωλύει τη διαδικασία.
8. Στην περίπτωση που έγγραφο καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, το πρωτότυπο αυτού, πρέπει να διατηρείται από το πρόσωπο που το καταχώρισε ηλεκτρονικά και να είναι διαθέσιμο για επιθεώρηση αν τούτο ζητηθεί από το δικαστήριο, τον Πρωτοκολλητή ή διάδικο στην υπόθεση. Ο παρών Κανονισμός ισχύει και για την περίπτωση όπου το πρωτοκολλητείο προβαίνει στην ηλεκτρονική καταχώριση εκ μέρους διαδίκου, όπου αυτό εφαρμόζεται.
9.(1) Έγγραφο που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, θα είναι στον τύπο που καθορίζεται στις οδηγίες χρήσης του συστήματος, ως αυτές τροποποιούνται από καιρού εις καιρόν. Κάθε έγγραφο που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά θα χαρακτηρίζεται με τρόπο ώστε να γίνεται αντιληπτό το περιεχόμενό του.
(2) Τα σαρωμένα έγγραφα, δεν θα πρέπει να σαρώνονται με τέτοια υψηλή ποιότητα ώστε να αυξάνεται το μέγεθος του ηλεκτρονικού αρχείου πέραν του λογικού ορίου. Γενικώς, 250 kb ως μέσος όρος της αναλογίας σελίδας – αρχείου, θεωρείται λογικό. Η συμπίεση των αρχείων θα πρέπει να χρησιμοποιείται όταν το συνολικό μέγεθος του αρχείου υπερβαίνει το μέγιστο όριο του μεγέθους υποβολής, σε βαθμό όμως, που δεν επηρεάζει την αναγνωσιμότητα του αρχείου.
(3) Το μέρος το οποίο προβαίνει στην καταχώριση, φέρει την ευθύνη για την ορθή συμπλήρωση των πεδίων στο σύστημα καθώς και για την ορθή επισύναψη εγγράφων. Σε περίπτωση λάθους, το πρωτοκολλητείο θα πρέπει να ενημερώνεται αμέσως.
10.(1) Όταν έγγραφο το οποίο καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, αποτελείται από διαφορετικά έγγραφα (για παράδειγμα, ενδιάμεση αίτηση, ένορκη δήλωση κτλ.), το κάθε έγγραφο θα καταχωρίζεται ξεχωριστά και θα αποτελεί μέρος της ίδιας καταχώρισης. Τα τεκμήρια που συνοδεύουν ένορκη δήλωση θα καταχωρίζονται ξεχωριστά, σε όσα αρχεία χρειάζεται, ούτως ώστε αυτά να μπορούν να καταχωριστούν στο σύστημα.
(2) Πρόσωπο το οποίο καταχωρίζει έγγραφα ηλεκτρονικά, τα οποία αποτελούνται από περισσότερες της μίας σελίδας, πρέπει να δίδει αρίθμηση σε κάθε σελίδα που καταχωρίζει, ακόμη και αν αυτή είναι κενή. Η πρόνοια αυτή δεν εφαρμόζεται σε σχέση με έγγραφα που καταχωρίζονται ως τεκμήρια.
11. Οπουδήποτε απαιτείται από Νόμο ή Κανονισμό ή άλλως πως υπογραφή ή σφράγιση εγγράφου από το δικαστήριο ή τον Πρωτοκολλητή, θεωρείται ότι γίνεται και εξομοιώνεται ως τέτοια, εφόσον διεξάγεται μέσω λειτουργικότητας του συστήματος και μέσω της λειτουργικότητας αυτής, μπορεί να πιστοποιηθεί ο χρήστης ο οποίος προέβη στις εν λόγω ενέργειες.
12. Όταν έγγραφο το οποίο προορίζεται για καταχώριση χαρακτηρίζεται ως εμπιστευτικό ή απόρρητο από το πρόσωπο που θα το καταχωρίσει, υποβάλλεται αίτημα στο δικαστήριο μέσω του συστήματος προς έγκριση του χαρακτηρισμού του ως ανωτέρω. Εφόσον έγγραφο χαρακτηριστεί ως εμπιστευτικό, εάν δεν υπάρχει ανάλογη λειτουργικότητα στο σύστημα ώστε το έγγραφο να καταχωριστεί απευθείας από το πρόσωπο που θα το καταχωρίσει, το πρωτοκολλητείο μεριμνά για την καταχώρισή του σε δικαστικό φάκελο με τρόπο που το έγγραφο να είναι ορατό μόνο για το δικαστήριο.
13. Έγγραφο το οποίο προορίζεται για ηλεκτρονική καταχώριση, πρέπει να είναι σύμφωνο σε μορφή και τύπο ως προνοείται στους σχετικούς Κανονισμούς ανάλογα με τη φύση της διαδικασίας στην οποία αυτό αφορά.
14. Εκτός όπου προβλέπεται διαφορετικά σε οποιοδήποτε Νόμο ή Κανονισμό, ο Πρωτοκολλητής δύναται να μη δεχτεί καταχώριση εγγράφου μόνο στην περίπτωση όπου τα τέλη που επέλεξε να πληρώσει το μέρος, είναι λιγότερα απ’ ό,τι απαιτείται από τους σχετικούς Κανονισμούς.
17. Το σύστημα θα λειτουργεί επί εικοσιτετραώρου βάσεως. Η λειτουργία του θα διακόπτεται μόνο σε περίπτωση προγραμματισμένης ή απρόβλεπτης διακοπής.
21. Έγγραφο το οποίο προορίζεται να χρησιμοποιηθεί για σκοπούς επίδοσης, σφραγίζεται ως πιστό αντίγραφο από το σύστημα, άνευ της καταβολής οποιουδήποτε τέλους, κατόπιν σχετικού αιτήματος, το οποίο θα υποβάλλεται ηλεκτρονικά. Τέτοιο έγγραφο, θα φέρει όπου απαιτείται, ημερομηνία καταχώρισης και ημερομηνία ορισμού.
22. Πιστό αντίγραφο οποιουδήποτε εγγράφου υπογραμμένου από τον Πρωτοκολλητή, εκδίδεται σε ηλεκτρονική ή φυσική μορφή κατά περίπτωση, με την καταβολή του σχετικού τέλους, κατόπιν σχετικού αιτήματος.
23. Για σκοπούς των Κανονισμών 21 και 22, η αποτύπωση της ηλεκτρονικής σφραγίδας μπορεί να διαφέρει από την αποτύπωση της φυσικής σφραγίδας.
24.(1) Έγγραφο τα οποίο σφραγίζεται από το σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης, όπως προβλέπεται στους παρόντες Κανονισμούς, θα αποτελεί γνήσιο αντίγραφο εγγράφου ως το σφραγισμένο προς το σκοπό αυτό με τη φυσική σφραγίδα.
(2) Σε ό,τι αφορά φωτοαντίγραφo δικαστικού διατάγματος ή άλλου εγγράφου που παράγεται από το σύστημα ως πιστό αντίγραφο, στα οποία αποτυπώνεται κωδικός επαλήθευσης/κωδικάριθμος, μπορεί να επιβεβαιωθεί ότι το έγγραφο που προσκομίζεται έχει εκδοθεί από το σύστημα, μέσω της ιστοσελίδας επαλήθευσης δικαστικών διαταγμάτων που έχει δημιουργηθεί για το σκοπό αυτό, με την καταχώριση του εν λόγω κωδικού, εφόσον η ιστοσελίδα προβάλλει το διάταγμα ή το έγγραφο αυτούσιο όπως έχει συνταχθεί από το δικαστήριο.
25. Ενημέρωση ή ειδοποίηση που λαμβάνεται από διάδικο ή από τον δικηγόρο του, μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης με οποιονδήποτε τρόπο, δεν συνιστά επίδοση. Όταν Νόμος ή Κανονισμός προβλέπει για την επίδοση εγγράφου, αυτή θα διενεργείται ανεξαρτήτως της ενημέρωσης ή της ειδοποίησης που δίδεται από το σύστημα.
26. Ένορκη δήλωση επίδοσης καταχωρίζεται στο σχετικό μέρος του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης από το μέρος με πρωτοβουλία του οποίου διενεργήθηκε η επίδοση. Η καταχώριση ένορκης δήλωσης επίδοσης θα είναι αποδεκτή, εφόσον καταχωριστούν η ένορκη δήλωση επίδοσης και, τουλάχιστον, η πρώτη σελίδα του εγγράφου που έχει επιδοθεί.
28.(1) Έγγραφο το οποίο διάδικος προτίθεται να καταχωρίσει με σκοπό αυτό να καταστεί τεκμήριο στη δίκη, καταχωρίζεται μέσω του συστήματος, στο σχετικό μέρος του ηλεκτρονικού φακέλου, οποιαδήποτε ώρα πριν την έναρξη της ακροαματικής διαδικασίας, τηρουμένων των προθεσμιών και των οδηγιών που ο δικαστής δίδει ως προς την παρουσίαση της ενώπιόν του μαρτυρίας. Κάθε τέτοιο έγγραφο πρέπει να καταχωρίζεται σύμφωνα με τον Κανονισμό 10 εκτός όπου καταχωρίζονται πολλά έγγραφα μαζί σε δέσμη, η οποία θα σημειώνεται ως ένα τεκμήριο.
(2) Στην περίπτωση κατά την οποία έγγραφο κατατίθεται κατά τη διάρκεια της δίκης ως τεκμήριο, τηρείται σε φυσικό φάκελο εκτός εάν ο καταθέτης, μετά από οδηγίες του δικαστηρίου ή του πρωτοκολλητείου, θα το καταχωρίσει στον ηλεκτρονικό φάκελο της υπόθεσης. Εφόσον το έγγραφο καταχωριστεί στον ηλεκτρονικό φάκελο της υπόθεσης, δύναται να επιστραφεί στο μέρος από ή εκ μέρους του οποίου κατατέθηκε.
29. Όταν έγγραφο ή δέσμη εγγράφων η οποία καταχωρίζεται ηλεκτρονικά γίνει δεκτή από το δικαστήριο ως τεκμήριο, σύμφωνα με τον Κανονισμό 28, τούτο σημειώνεται ως τέτοιο από το δικαστήριο μέσω του συστήματος ηλεκτρονικής καταχώρισης.
Νοείται ότι ισχύουν και στην περίπτωση αυτή, οι πρόνοιες του Κανονισμού 8.
30. Για κάθε υπόθεση που καταχωρίζεται ηλεκτρονικά, δημιουργείται ηλεκτρονικός φάκελος. Δεν δημιουργείται παράλληλα φυσικός φάκελος εκτός αν τούτο εμπίπτει στην πρόνοια του Κανονισμού 7(1).
32. Το Ανώτατο Δικαστήριο, σε συνεργασία με τις αρμόδιες υπηρεσίες του Κράτους, θα λαμβάνει όλα τα μέτρα τα οποία θεωρεί απαραίτητα για την ασφάλεια του απορρήτου των πληροφοριών που αποθηκεύονται στο σύστημα, σύμφωνα με την ισχύουσα Πολιτική Απορρήτου και Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα του Ανωτάτου Δικαστηρίου και τους Όρους Χρήσης του συστήματος.
33. Για τη δημιουργία λογαριασμού στο σύστημα ηλεκτρονικής καταχώρισης, πρέπει να δίνονται όλα τα στοιχεία που απαιτούνται για το σκοπό αυτό από το σύστημα.
35. Για σκοπούς δικαστικών τελών και δικηγορικών εξόδων, οποιαδήποτε ενέργεια γίνεται μέσω του συστήματος, θα έχει όλες τις συνέπειες της φυσικής ενέργειας.
36. Οι Νόμοι και οι Κανονισμοί που διέπουν ζητήματα δικαστικών τελών και δικηγορικών εξόδων θα εφαρμόζονται mutatis mutandis σε σχέση με όλες τις ενέργειες που γίνονται μέσω του συστήματος.