Τήρηση των αρχείων των αναφορών

19.-(1) Ανεξαρτήτως των διατάξεων οποιουδήποτε άλλου Νόμου τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού τομέα και τα νομικά πρόσωπα του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές τηρούν αρχεία για κάθε αναφορά που παραλαμβάνουν, σύμφωνα με τις προβλεπόμενες στο άρθρο 17, απαιτήσεις εμπιστευτικότητας:

Νοείται ότι, δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα που συλλέγονται στο πλαίσιο παραλαβής αναφορών διαγράφονται εντός τριών (3) μηνών από την ημερομηνία περάτωσης της διαδικασίας:

Νοείται περαιτέρω ότι, σε περίπτωση που έχουν αρχίσει δικαστικές ή πειθαρχικές διαδικασίες κατά του αναφερόμενου ή του αναφέροντα, τα δεδομένα προσωπικού χαρακτήρα διατηρούνται για όλη τη διάρκεια των εν λόγω διαδικασιών, περιλαμβανομένης της περίπτωσης άσκησης έφεσης ή ένστασης, και, αφού παρέλθει ένα (1) έτος από τη διεκπεραίωσή τους, διαγράφονται.

(2)(α) Σε περίπτωση που για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων με καταγραφή της συνομιλίας, με την επιφύλαξη της εξασφάλισης της συναίνεσης του αναφέροντος, τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:

(i) Με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή∙

(ii) με πλήρη και ακριβή τήρηση των πρακτικών της συνομιλίας από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς.

(β) Τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές παρέχουν σε κάθε περίπτωση στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τη μεταγραφή της συνομιλίας, υπογράφοντάς την.

(3)(α) Σε περίπτωση που, για την υποβολή αναφοράς χρησιμοποιείται τηλεφωνική γραμμή ή άλλο σύστημα τηλεφωνικών μηνυμάτων χωρίς καταγραφή της συνομιλίας, τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές έχουν το δικαίωμα να τεκμηριώσουν την προφορική υποβολή αναφοράς, με τη μορφή επακριβών πρακτικών της συνομιλίας που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς.

(β) Τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές παρέχουν σε κάθε περίπτωση στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνομιλίας, υπογράφοντάς τα.

(4)(α) Σε περίπτωση που πρόσωπο ζητήσει συνάντηση με τα αρμόδια μέλη του προσωπικού των νομικών προσώπων του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα ή των αρμόδιων αρχών για να υποβάλει αναφορά σύμφωνα με το εδάφιο (2) του άρθρου 9 και την παράγραφο (γ) του άρθρου 13, τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές διασφαλίζουν, με την επιφύλαξη της συναίνεσης του αναφέροντος, ότι τηρούνται πλήρη και επακριβή πρακτικά της συνάντησης σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή.

(β) Τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές έχουν το δικαίωμα να τηρούν πρακτικά της συνάντησης με έναν από τους ακόλουθους τρόπους:

(i) Με καταγραφή της συνομιλίας σε σταθερή και ανακτήσιμη μορφή∙

(ii) με ακριβή πρακτικά της συνάντησης που συντάσσονται από τα μέλη του προσωπικού τα οποία είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό της αναφοράς.

(γ) Τα νομικά πρόσωπα του ιδιωτικού και του δημοσίου τομέα και οι αρμόδιες αρχές παρέχουν σε κάθε περίπτωση στον αναφέροντα τη δυνατότητα να επαληθεύσει, να διορθώσει και να συμφωνήσει με τα πρακτικά της συνάντησης, υπογράφοντάς τα.