11.-(1) Με την επιφύλαξη των διατάξεων της παραγράφου (β) του εδαφίου (1) του άρθρου 16, ο αναφέρων παρέχει πληροφορίες σχετικά με παραβάσεις χρησιμοποιώντας τους διαύλους και τις διαδικασίες που προβλέπονται στα άρθρα 12 και 13, αφού έχει προηγουμένως υποβάλει αναφορά μέσω του εσωτερικού διαύλου αναφοράς ή υποβάλλοντας εξωτερική αναφορά απευθείας σε αρμόδια αρχή.
(2) Η διαδικασία του εσωτερικού διαύλου διακόπτεται στην περίπτωση κατά την οποία ο αναφέρων έχει υποβάλει αναφορά μέσω εσωτερικού διαύλου και, ενόσω εκκρεμεί η διαδικασία ενώπιον αυτού, υποβάλλει εξωτερική αναφορά:
(3) Σε περίπτωση κατά την οποία ο αναφέρων υποβάλλει ταυτόχρονα εξωτερική αναφορά σε περισσότερες από μία αρμόδιες αρχές, ενημερώνει αυτές σχετικά προς τούτο και οι αρμόδιες αρχές συντονίζονται μεταξύ τους για τον χειρισμό της αναφερόμενης παραβίασης.
12.-(1) Άνευ επηρεασμού των διατάξεων οποιουδήποτε ειδικού ενωσιακού κανόνα που προβλέπει τη δημιουργία εσωτερικών και εξωτερικών διαύλων αναφοράς για ορισμένους τομείς, οι αρμόδιες αρχές-
(α) καθορίζουν ανεξάρτητο και αυτόνομο εξωτερικό δίαυλο για την παραλαβή και τη διαχείριση των πληροφοριών σχετικά με παραβάσεις,
(β) βεβαιώνουν αμέσως και σε κάθε περίπτωση εντός επτά (7) ημερών από την ημερομηνία παραλαβής της αναφοράς την εν λόγω παραλαβή, εκτός εάν ζητηθεί ρητώς κάτι διαφορετικό από τον αναφέροντα ή εάν η αρμόδια αρχή πιστεύει ευλόγως ότι η βεβαίωση αναφοράς δυνατό να θέσει σε κίνδυνο την προστασία της ταυτότητας του αναφέροντος,
(γ) παρακολουθούν επιμελώς τις αναφορές,
(δ) παρέχουν ενημέρωση στον αναφέροντα εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος, το οποίο δεν υπερβαίνει τους τρεις (3) μήνες ή τους έξι (6) μήνες σε δεόντως αιτιολογημένες περιπτώσεις,
(ε) κοινοποιούν στον αναφέροντα το τελικό αποτέλεσμα των ερευνών που διενεργήθηκαν με βάση την αναφορά,
(στ) διαβιβάζουν εν ευθέτω χρόνω τις πληροφορίες της αναφοράς στα αρμόδια θεσμικά και λοιπά όργανα και οργανισμούς της Ευρωπαϊκής Ένωσης, κατά περίπτωση, για περαιτέρω διερεύνηση,
(ζ) δύνανται, αφού εξετάσουν δεόντως το θέμα, να αποφασίσουν-
(i) ότι η αναφερόμενη παράβαση είναι ήσσονος σημασίας και δεν απαιτεί περαιτέρω παρακολούθηση πέραν της περάτωσης της διαδικασίας χωρίς αυτό να επηρεάζει άλλες υποχρεώσεις ή άλλες εφαρμοστέες διαδικασίες για την αντιμετώπιση της αναφερόμενης παραβίασης ή την προστασία η οποία παρέχεται δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου έναντι της εσωτερικής ή εξωτερικής αναφοράς,
(ii) την περάτωση της διαδικασίας σχετικά με επαναλαμβανόμενες αναφορές, οι οποίες δεν περιλαμβάνουν σημαντικές νέες πληροφορίες για παραβάσεις σε σχέση με προηγούμενη αναφορά για την οποία οι σχετικές διαδικασίες έχουν περατωθεί, εκτός εάν νέες νομικές ή πραγματικές περιστάσεις δικαιολογούν διαφορετική παρακολούθηση:
(2) Σε περίπτωση μεγάλης εισροής αναφορών, οι αρμόδιες αρχές δύνανται να εξετάζουν κατά προτεραιότητα τις αναφορές σοβαρών παραβάσεων ή παραβάσεων ουσιωδών διατάξεων που εμπίπτουν στο πεδίο εφαρμογής του παρόντος Νόμου με την επιφύλαξη του χρονικού διαστήματος που ορίζεται στην παράγραφο (δ) του εδαφίου (1).
(3) Σε περίπτωση που ο αναφέρων υποβάλει αναφορά σε δίαυλο που δεν είναι αρμόδιος για την αντιμετώπιση της καταγγελλόμενης παράβασης, ο εν λόγω δίαυλος διαβιβάζει την αναφορά στην αρμόδια αρχή, εντός ευλόγου χρονικού διαστήματος και με ασφαλή τρόπο, και ο αναφέρων ενημερώνεται χωρίς καθυστέρηση για τη διαβίβασή της.
13. Οι εξωτερικοί δίαυλοι αναφοράς θεωρούνται ανεξάρτητοι και αυτόνομοι για σκοπούς του παρόντος Νόμου, εάν-
(α) λειτουργούν κατά τρόπο που διασφαλίζει την πληρότητα, την ακεραιότητα και την εμπιστευτικότητα των πληροφοριών και εμποδίζουν την πρόσβαση σε αυτές από μη εξουσιοδοτημένους υπαλλήλους της αρμόδιας αρχής.
(β) επιτρέπουν την διατήρηση και αποθήκευση πληροφοριών σύμφωνα με το άρθρο 19, ώστε να υπάρχει η δυνατότητα να διεξαχθούν περαιτέρω έρευνες.
(γ) παρέχουν τη δυνατότητα αναφοράς γραπτώς και προφορικώς:
(δ) διασφαλίζουν ότι, σε περίπτωση που αναφορά παραλαμβάνεται από μέλος του προσωπικού άλλο από εκείνο που είναι υπεύθυνο για τον χειρισμό αναφορών, το μέλος του προσωπικού που παρέλαβε την αναφορά δεν δύναται να αποκαλύπτει πληροφορίες που δυνατόν να ταυτοποιήσουν τον αναφέροντα ή τον αναφερόμενο και διαβιβάζει αμέσως την αναφορά, χωρίς τροποποίηση, στα μέλη του προσωπικού που είναι υπεύθυνα για τον χειρισμό των αναφορών.
(ε) ορίζουν μέλη προσωπικού υπεύθυνα για τον χειρισμό αναφορών, τα οποία εκπαιδεύονται ειδικά για τον χειρισμό αναφορών, κυρίως για-
(i) την παροχή πληροφοριών σε κάθε ενδιαφερόμενο πρόσωπο, σχετικά με τις διαδικασίες για την υποβολή αναφοράς.
(ii) την παραλαβή αναφορών και εφαρμογή μέτρων παρακολούθησής τους.
(iii) τη διατήρηση επαφής με τον αναφέροντα με σκοπό την ενημέρωσή του και εφόσον απαιτείται την παροχή από αυτόν περαιτέρω πληροφοριών.
14. Οι αρμόδιες αρχές δημοσιεύουν στη διαδικτυακή ιστοσελίδα τους σε χωριστό, εύκολα αναγνωρίσιμο και προσβάσιμο τμήμα, τις ακόλουθες πληροφορίες:
(α) Τις προϋποθέσεις για παροχή προστασίας δυνάμει των διατάξεων του παρόντος Νόμου∙
(β) τα στοιχεία επικοινωνίας τους, ιδίως τις ηλεκτρονικές και ταχυδρομικές διευθύνσεις και τους αριθμούς τηλεφώνου, καθώς και δήλωση αναφορικά με την καταγραφή ή μη των τηλεφωνικών συνομιλιών∙
(γ) τις διαδικασίες που εφαρμόζονται στις αναφορές παραβάσεων, περιλαμβανομένου του τρόπου με τον οποίο οι αρμόδιες αρχές μπορούν να ζητήσουν από τον αναφέροντα να διευκρινίσει τις αναφερόμενες πληροφορίες ή να παράσχει συμπληρωματικές πληροφορίες, τη χρονική προθεσμία απάντησης στον αναφέροντα, καθώς και το είδος και το περιεχόμενο της απάντησης∙
(δ) το καθεστώς απορρήτου που ισχύει για τις αναφορές, και ιδίως τις πληροφορίες σχετικά με την επεξεργασία δεδομένων προσωπικού χαρακτήρα, σύμφωνα με το άρθρο 17 του παρόντος Νόμου, τα άρθρα 5 και 13 του Κανονισμού ΕΕ 2016/679, τον περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα Νόμου, το άρθρο 15 του περί της Προστασίας των Φυσικών Προσώπων Έναντι της Επεξεργασίας των Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα από Αρμόδιες Αρχές για σκοπούς της Πρόληψης, Διερεύνησης, Ανίχνευσης ή Δίωξης Ποινικών Αδικημάτων ή της Εκτέλεσης Ποινικών Κυρώσεων και για την Ελεύθερη Κυκλοφορία των Δεδομένων αυτών Νόμος, και το άρθρο 15 του Κανονισμού ΕΕ 2018/1725∙
(ε) το είδος της παρακολούθησης που πρόκειται να εφαρμοστεί για τις αναφορές∙
(στ) τα μέσα και τις διαδικασίες προστασίας κατά των αντιποίνων και τη διαθεσιμότητα εμπιστευτικών συμβουλών για πρόσωπα που επιθυμούν να υποβάλουν αναφορά∙
(ζ) δήλωση, η οποία αναφέρει ρητώς τους όρους υπό τους οποίους τα πρόσωπα που υποβάλλουν αναφορά σε αρμόδια αρχή προστατεύονται από την ευθύνη λόγω παράβασης του απορρήτου δυνάμει των διατάξεων του άρθρου 23∙
(η) στοιχεία επικοινωνίας κέντρου πληροφοριών που συστήνεται για σκοπούς στήριξης των αναφερόντων.
15. Οι αρμόδιες αρχές επανεξετάζουν τις διαδικασίες για την παραλαβή αναφορών και τα μέτρα παρακολούθησής τους σε τακτική βάση και τουλάχιστον ανά τριετία και, κατά την εξέταση των εν λόγω διαδικασιών, λαμβάνουν υπόψη την εμπειρία τους και την εμπειρία άλλων αρμόδιων αρχών προσαρμόζοντας τις διαδικασίες τους αναλόγως.